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3 j- Z' M4 J3 q6 r& d9 R+ p8 n9 z) L( ? 一.总则
8 x+ l" I& K k' z: N2 [ 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
( j8 L/ f, A2 o, A3 @6 L3 O: a! C4 W 本办法适用于全公司各部门。
2 }' h3 Q9 v5 ~( ]8 W% `' Z 二.对外接待范围 ) D* M; w% M% y5 t6 h4 x
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
# ~ h# X R; h3 B# n 接待的对象分为内宾和外宾。 6 s. M% M, t6 g5 r2 h( M* \( u
三.对外接待部门 - t; b/ y5 I3 y$ X( S& T7 ]4 b
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 4 b! Q, P* ?( C# S$ K3 y; }6 l- O4 i( _
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
- d+ N) ~& Z2 B/ p3 V% {4 y* _ 四.对外接待原则
' f5 |& D" P4 u& l2 L 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
" v+ h6 w3 ?% r+ E- G 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 , ]5 m2 ~; w: L) T7 J, z7 u" g
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 ( `) ^' N6 H3 ]3 C' `
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
7 w$ d1 h a3 _- L 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
' \8 k5 T& f+ d1 g) l" F 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 - N2 Y4 q. u2 Q, v G* a% T7 _
五.接待规格的确定。
+ _9 _/ c) H( D2 i 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
, t5 y. S6 U* x: b0 U 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 ! j, a; e; ~" ]- d7 R2 C
六.接待礼仪 & m. B/ @5 l& P) Z0 H$ g" ]2 v
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
1 \# L) a# R5 b 2.接待：主动起迎，问明来意。 + v* U- i/ \. ^* ]+ G
3.安排交谈地点：
( }6 X( d' Q6 v0 k& f8 o/ C ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 9 c0 W- t; L& \$ E+ i6 p
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
& J: v# o/ H% u8 H ⑶切忌让客人久候而无人问津。
2 H. i4 Z9 e+ ]7 D1 ~! t8 V ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
* m7 M, U+ m( ]* L3 D& f$ \/ }" b* x 七.引见。
" r" I3 `* e! n8 d. k0 T, |3 l! G 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
" N" ^: s4 `1 \% n* \+ R' U 引见顺序； : }/ I4 b: w% K _4 h( `
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
6 e Q9 v& q- k ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 3 D: s( e9 ?4 r( U1 _: N8 p* X8 b
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 7 Q9 `% H$ H: i6 x+ O
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
2 L& y4 F* Z. V& A X! n/ Q 八.行路。
, @+ @; i Q+ X! k3 h, e 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
& E( y& s3 Z! M 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
5 ?" A, s6 m I, [( s* a 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
; T7 g- J- w1 J) z 九.其他。 + D- F$ |9 V& j+ A; r/ m# ~8 A
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
$ C; T) v; w j/ P( x# S 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； % g; D" z7 P; ?$ C
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ) F( Z/ t0 Q6 Z
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
, v( \3 g( c- d3 \8 N- S6 s1 e: k4 k ㈠接待内宾。 ) d, z7 {! | _
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
8 C- F% T! l4 N6 t 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
' j- h& x. m. ^9 a& ^5 j 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 5 |# K' |+ H e5 r* I
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
, b6 |; n+ y/ G/ K4 S 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
7 `! W9 o& L) h0 }( s 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 5 F" O# e- R4 b: `, ]: {( y
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 + ]0 Y( S5 G( l* g
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 8 l: T6 Z$ B7 } j$ C5 q
㈡接待来宾。
: d2 Q" U( ?! |5 b0 `/ N: [ 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
7 B4 W( ] Q# `# m 迎送。 * P: V3 {5 ^' ^% e9 v0 g0 t
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 8 ?" a! h8 T9 M+ ^
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ( L2 H# v2 u( w0 y
会见会谈。 7 b& d3 y# H: O* N& r% p8 H
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
% g3 Q' e8 c+ b$ n7 J 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 & P% l# v- j& c2 g$ e# ?" J
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
# R' Q- o* B( E2 [: p/ t0 B7 Q 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 % ^6 c" G8 S" `+ D) j0 ^
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 8 f6 J# f( R* b- g& J
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 & s% B8 v$ {: S
宴请。 6 m0 A: _, N$ }# _* Q# U
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 8 y- T/ i9 e# F# ^! @
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
( m* U/ Q* j1 P2 f, m @; m% q 文艺晚会。 5 L& ]; y- P1 `$ `3 o6 o7 g
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 5 U/ Q6 ?7 r v. B% w
参观游览。
i! Q6 l( y6 A( ?$ _ 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 ; l8 q, {- w# S* d
接待标准
$ K+ r4 w' A9 v2 f% d ⑴用餐标准。 4 V4 C& V2 B& n3 C! k* s
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
2 k4 t+ o$ S4 G) J 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 ! U7 r$ a7 ?' c- z1 i) h' Y
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 / L6 u8 \& k9 b' u C. ]
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
+ ?' l8 P$ O0 S, q, H- K0 E5 z' z 5、常客 员工标准 * b4 L% E8 s' ~, C9 D, o5 D
(2)住宿安排。
7 \4 X3 A2 R- G& w X G: X 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
' J4 d' Z- e( L' N, A% A 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 ' c) L* X! ~. C+ I1 |7 U, }
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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