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6 l3 X- N: Q; H 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：2 n2 n/ b$ A2 V6 D9 Q4 K. b P
做会议记录，写着写着笔没水了； . f/ f5 X( _* [) _7 j
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； % v* r) L5 i5 O# _" ]& g/ h/ z
用胶水时，找不到刷子；
: H% h" c9 Q' G; ]5 [& u( v 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
! h1 k0 M; V3 ]4 n* y7 v( b 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
8 _% n2 ], L, h$ @* d 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ' M" l) W$ F3 E; I
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ; t- F T3 f7 f1 y
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 3 M- v* Z& a0 W- H4 G s
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 6 @9 P J* T( Z( G
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
: [3 Y2 {! w5 w8 C* v0 n2 Z( ?" d 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 . G L& ^+ m z& B& U' C9 Y
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
8 J# A k. |3 Z3 F U- n% u' B 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
% I4 O' V4 f8 W2 Y 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 7 f7 C6 }+ B y, R
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 w2 @" t7 S7 O7 _3 P+ {
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： " h# f9 K4 M( M
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 " u* T& K: W, k7 v& ?1 Z, h
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 - ~2 a, o; ^ O% y1 L
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
8 a; n" s, G! c$ w; ]) B 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 " I7 _1 E2 C" |/ V/ { V- N
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 Q6 v& V! }& E+ R( ^5 a
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
1 a# S4 N+ Q2 Y$ k7 [: a9 q 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
, ~6 H6 l# S$ \' A 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ; E# t4 Q8 m+ `
9、与本职工作有关的表格。 ( Q4 x# |, p! Z" l# t
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。1 f# I( P. h. W/ y8 H- |$ p1 G
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