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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
% a: s6 ] C4 y `7 g! L& i" ?) B 做会议记录，写着写着笔没水了；
$ g- k# H- S! M" H) F7 U& w Z 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ! I' I+ k% r; {9 n) q( Y- F: Q; k, t
用胶水时，找不到刷子；
4 Z+ |9 Q+ o3 B 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
9 O6 B+ X( \: P+ D/ f* u 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 X+ p2 D1 [4 |& D
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
& w, i+ e- O4 f( J 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ; i0 ^3 f6 g2 N+ F
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 6 q$ @6 g7 u+ S \1 [( c
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
3 b2 I4 ]# S/ a( j+ t 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 1 M2 e+ p# I( d" V/ V: F5 Z2 E
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 9 K6 S( u1 I- u" L
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
( \ W9 J7 k+ S" ]- R 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 + T+ P- E* w* Y; J0 M
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 0 F3 M+ M: Z4 E4 M7 n
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
4 G) Q% Z x' n, b 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
6 X& O$ @( y9 [$ V5 K. }1 B7 j 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
' d+ O& O/ I, v 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
7 O. q0 K9 q! G# r6 Z0 ? 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 , `0 Q( W1 F! h3 ]# S
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
! b! Y. F6 r7 V3 n9 ]. H 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ! C$ \5 w5 Q* L9 h; _/ M
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
# q9 o* T. q8 G0 [4 Q0 O 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
3 b# Y6 @/ C/ ?7 s8 Z+ `0 r 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 & m" r+ t. P' l+ v5 d
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
' k4 g1 n2 D$ y: `( {3 D8 L 9、与本职工作有关的表格。 % |3 J: e3 g( D1 ]; ?
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 4 ]( ]% N0 Y: Y# l
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