老秘教你如何成长为优秀秘书：第二讲 办公室礼仪

 

同事之间的相处之道

 

与同事相处是职场的重要一课，与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好，甚至彼此不讲话，久而久之就会在办公室变得孤立无援，继而影响工作的心情和效率。

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1．树立男女平等的意识

在当今社会，男女同工同酬，彼此之间是平等的，所以不应认为自己是女士，就可以让同事帮助自己干这干那，而是应该树立平等、独立的意识，自己的工作应尽量自己独立完成。

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2．规范礼貌的称呼

对上级要用职务来称呼，比如“李科长”，“王经理”，而不能因为彼此熟悉了，就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率，一般以姓氏、名字相称，而不要叫人外号。

上下班在电梯里遇见同事，或者在茶水间遇见同事，要礼貌地打招呼，即使是不熟悉或者不是很要好的同事，也应该点头示意，不能高傲地视而不见。

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁，应该对他表示由衷的祝贺，而不是说一些尖酸刻薄的风凉话，“嫉妒是人性最大的致命伤”，一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

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3．言行谨慎

不要喋喋不休，或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎，否则久而久之，同事看到你就会掉头走开，免得听你诉苦。

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喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的，专打同事小报告，到最后只会落得孤立无援的地步。此外，我们不可在同事背后中伤或散布谣言，伤害同事形象。

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【举例】

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秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说：“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗？”别人都说不知道，小张得意地说：“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西，那女孩可年轻了，长的还真不错，你们说，她是王经理的什么人呀？”“她是我妹妹！”小张的身后有人回答。小张回头一看，傻眼了，王经理正站在那儿。

有的秘书因为上司位居要职，就狐假虎威，趾高气扬起来，逢人就讲“那个做好了没有，老板待会儿要，记得给我”，到处发号施令，俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

 

4．工作积极主动

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认真工作的人总会受到大家的尊重，如果别的同事很忙，而自己比较空闲，这时就应该主动伸出援手帮忙处理，而不能一副事不关己，高高挂起的样子。

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在工作中如果出了差错，要主动承担责任，一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

 

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【举例】

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小张是刚进入公司的大学生，他很聪明、能干，所以也有一些傲气。一天，由于小张没有经验，在做一个策划案的过程中出现了错误，经理对此很恼火，问他是怎么回事，小张不知该如何回答，这时秘书林小姐为他说了几句话，主动承认自己没有及时提醒他，自己也有督导不周的责任，经理这才平息了火气，让小张重新做一次。经过这件事，小张非常感激秘书林小姐。

 

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5．遵守公众礼仪

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办公室是公众场合，必须遵守公众礼仪，首先，尽量不要在办公室里抽烟，因为办公室的空气本来就很浑浊，抽烟会使空气更加恶化，影响他人的工作。其次，有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉，这样做非常不雅观，而且有的人还有脚气，使别的同事更加觉得难以忍受，如果一定需要让脚轻松一下，可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

 

6．慎重对待办公室恋情

办公室恋情往往会招来议论纷纷，尤其是秘书容易与上司产生感情，当这样的恋情产生之后，一定要低调处理，不能因为自己与老板有了感情，就摆出一副老板娘的驾式，事实上，将来的事情谁也不能定论，给自己留一条退路才是明智之举。

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此外，感情是感情，工作是工作，办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

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【自检】

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秘书小李在工作中遇到了一些问题，请您帮小李作出正确的选择。

（1）一位同事对秘书小李说：“小李，你能不能跟老板讲一下，我都做了那么久，是不是该给我加薪了？”

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回答ａ：好，没有问题，下个月就给你加薪。

回答ｂ：我会向总经理报告你的要求，有消息的时候，我会及时地通知你。

（2）办公室里添加了一台打印机，送货员把打印机送来的时候，办公室里的其他人都在忙，只有小李刚刚写完报告，空闲下来。

做法ａ：等其他人忙完了，叫他们把打印机搬进去、安装好。

做法ｂ：既然自己搬得动，就自己动手把打印机搬进去、安装好。

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（3）小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快，直到今天来上班，小李的情绪还是不好，这时老板让小李把一份资料整理好。

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做法ａ：虽然心里难过，但是不应让感情上的情绪影响了工作，还是应该认真地做好工作。

做法ｂ：因为情绪不好，所以不想做事，让老板把工作交给别人去做。

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要有敬业精神

 

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1．端正工作态度

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工作是一个人的生活基础，按照马斯洛的需求理论，工作也是一个人高层次的需求。人们常说，“认真工作的女人是最美丽的”，因此我们首先要端正工作态度，才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书，做到结婚就辞职”的想法，这种想法是工作上的致命伤，使得人们不能专心于工作。

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事实上，在当今社会，不少女性即使结了婚，也保持着经济、工作上的独立性，而且在工作上做得非常出色。

当然，秘书行业也有男性，一些男士当秘书也可能会有自己的想法，那就是希望多学一点经验，以后可以开拓自己的事业。不管怎样，只有重视自己的工作，端正工作态度，才能把工作做好。

 

2．树立专业形象

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我们已经提过秘书的形象很重要，所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情，具体来说就是要有高雅的言谈举止，不过于做作，不流于俗套；有整洁大方的外表，不邋遢，不浓妆艳抹；有丰富的岗位知识和工作经验等等。

需要提醒的是，哭并不是解决问题的法宝，不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪，这也许是习惯，也许是想用眼泪来解决问题，不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足，能力不足就该加强学习。

 

指令的接受与汇报

 

指令的接受

 

1．接受直接上司的指令

一位有经验的秘书，知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说，接受指令有三个步骤：

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?清晰地响应，并即刻前往

听到上司的招唤，应该清晰地响应，并即刻前往，但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档，则应该先把这些文档收拾好，放进抽屉或保险柜，以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

?向主管询问应办事项

在进入主管办公室之前应先敲门，得到回应后，才可进去接受指令，同时要面带笑容，诚恳地向主管询问：“请问您有什么事情要办吗？”

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?逐条记录应办事项

对于主管交代的事情，秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后，如果仍有疑惑应马上请示，不可一知半解地离去，否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示，并且表明：“我会马上去办您交待的工作，请放心。”

 

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【举例】

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林秘书的上司交待她，明天上午有一个公司要来参观，总共有10个人，让林秘书准备午餐。上司交待完了之后，林秘书问：“总经理，请问这10位客人中有几位高级主管？有没有素食的？我们是否要准备赠品？”上司回答了一些问题，但有些问题上司也不知道，林秘书就自己去寻找答案，保证做到最充分的准备。

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表2－1    在接受指令时的注意事项

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1	* P+ i6 N5 j, Q0 \) O 准备纸笔，方便记录重点
6 r" Y, b( u# I" l3 t, X 2	接受工作时，切忌精神恍惚，应专心地聆听
3	听完指令以后，重复一遍以确认要求和期限
# g& w: C+ b& C: D3 k$ J 4	如上司征询自己的看法，应提纲挈领地回答，切勿长篇大论
5	8 y2 W% M5 h: ]. O) o, t( R 如有困难，应立即使上司了解，争取获得上司的支持
j3 p1 Z- U5 P# H! Z8 o8 B 6	6 o# a4 N+ z4 A 不要与上司发生正面冲突，否则只会让事情一团糟

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2．接受其他部门主管的指令

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一个公司里有很多部门，一个部门有可能有几位主管，有的主管可能会跨部门指派工作，如果不是自己的直接上司下指令，一般来说，秘书最好先向自己的直接上司请示，如果本部门暂时没有事情要办，上司同意秘书去帮忙的话就可以去，如果自己部门的事务非常繁忙，则尽量不要接跨部门的工作，以免影响到自己的分内工作，如果碍于情面勉强应允，却又不能如期完成，会让人怀疑你的工作能力和诚信。

 

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【自检】

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分析下面的案例，回答问题。

秘书小李最近一段时间特别忙，她的直接主管派下了超量的工作，小李每天都要加班。这天，另一个部门的主管说：“李秘书，麻烦你帮我处理这份资料好吗？”小李硬着头皮答应了，只好又开夜车。

小李的做法是否正确？为什么？如果你是小李，你会怎么做？

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指令的汇报

秘书在接受上司的指令之后，不仅要及时的落实工作，还要定期向上司汇报工作的进展和成果，不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

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?汇报的时间

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何时进行汇报？隔多长时间进行汇报一次？这要根据上司的习惯来决定，如果上司喜欢了解工作过程，秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展；如果上司只重视最后结果，秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

?汇报的方式

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如果工作比较简单，秘书可以采用口头汇报的方式，直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大，则应进行书面汇报，把工作成果写成报告，供上司批阅，并存档以便今后查阅。有时候，还要召开专门的汇报会议，这时必须事先准备好充分的辅助工具，如制作投影片、幻灯片或海报等等。

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表2－2    汇报工作时的注意事项

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1	要主动进行汇报，而不是等上司来发问
2	1 v( R4 [) n# a7 w4 ]3 m9 v/ ~ 报告的三大重点：简单、明了、具体
x5 C I1 ~ Y* V. m7 R; y 3	汇报时先说明结论，再叙述理由及过程，尽量简单扼要
t7 b% \1 @) a2 W& W 4	7 Q& m+ p" P4 _ 牵涉复杂的工作，应以图片或表单来加强说明
5 l0 T& {5 k- Z$ T) ^ 5	7 K% d3 o) c) y& p+ N8 C4 e 工作报告按事实进行说明，不可加入传闻、推测或个人臆测
5 Q* E% D& F8 U: F1 @& j- g; L 6	对于自己的任务应自己直接向领导汇报，最好不要假他人之手，以示负责
7	2 Y) B0 f9 f \3 z4 v/ Z 对于无法如期完成的工作，要阐明原因，并请示变通方法，切勿推诿责任

 

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【举例】

林秘书在接受了上司的指令后，立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××酒店的二层××厅，这是我定的菜单，您看是否合适？此外，我已经通知了行政部、业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了一下，很干净。”

 

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【本讲小结】

本讲介绍了办公室礼仪。首先， 

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林秘书在接受了上司的指令后，立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××老秘网的二层××厅，这是我定的菜单，您看是否合适？此外，我已经通知了行政部、业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了一下，很干净。

立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××老秘网的二层××厅，这是我定的菜单，您

工作报告按事实进行说明，不可加入传闻、推测或个人臆测
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深入浅出

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学习中成长

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不错

 

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