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老秘谈如何做好秘书工作

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第一范文网 发表于 2011-12-18 11:43:17 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
一、“秘书”概说, ~  r8 z" N3 l% ^2 b6 ^
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    什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会,你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。
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    然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。
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    秘书一词的来源
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2 G% Q1 \/ ^/ O( ?) x( Y1、一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。- e9 M" l" t5 A, I' E
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; L2 Q( e9 u2 N6 R2、一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。9 @. ?$ H3 G' v7 {9 m3 s
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3、外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。
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# y& A, |; F* K* l/ u4、宫廷里的藏书,尤指禁书。: g, K! _/ y- ^: }" V2 }5 B5 Q

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5、宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。; ~# l9 Y5 f5 j: G4 \. f( y

+ f) v+ O. q1 T* b: }    秘书的类别
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1、从服务的对象上分:( P4 F6 p  y/ Z7 z
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% n8 f/ W$ e/ }6 g' D8 J2、从所属部门来分
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7 M1 L# K3 f: K3、从具体的工作性质分0 {5 r5 _7 S. U$ a& V, k- K
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    (1)文字秘书, f6 y- [$ z4 z3 u7 F

- E$ B7 g, e$ x' i  ^, ~    (2)机要秘书
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! n; R6 m4 s- T( X' w    (3)通讯秘书
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    (4)信访秘书1 j$ b( A: B2 j1 U

0 z1 M7 P2 Z7 t) t/ G3 K# {# x' b2 ~    (5)事务秘书
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% N. p- f! |8 B3 r" G    (6)生活秘书
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    关于秘书机构2 `  H0 R/ Y2 N# J
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    (一)各级秘书机构
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1 v! m$ `3 h+ s6 k9 D+ x1、中央机关的秘书机构- x  @. O% E7 O% Q! f: K

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2、省、市、县机关的秘书机构
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3、基层单位的秘书机构8 R7 v+ @" @7 X! Q

. `' K4 b$ j5 F+ `7 V, N0 S# h6 D    (二)各类秘书机构
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1、人民解放军系统的秘书机构
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2、企事业单位秘书机构8 @/ j  N3 @/ _* G

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3、民主党派8 B# q1 P1 y1 v8 n$ o6 p( v
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) q# W. q( W: {- N: {6 P0 E4、人民团体
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    此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。
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+ ?; t/ L  n) y* x8 |5 D) o' E    二、秘书处的工作性质
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    我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点:
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1 T. ]2 B6 S; e' O1、法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。
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! j1 j. `2 S( V2、涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。
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3、管理性:秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序,管理各种文档,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。/ r6 f% T; G- w& a( L6 {6 y
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$ c/ [  s; t9 a8 ^7 X/ V: x4、服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。
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: w  d  t5 X0 X* J$ _    只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。# R5 i/ \8 N9 F/ j

2 ]: s  n6 c6 a    谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”
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" k* j. I6 b8 M    三、秘书人员应具备的素质5 r0 W5 @& m8 I, D# s$ I7 ^2 E. M# W

' `% ?% H/ |) L. F6 G1 |) w    (一)、基本素质
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; N# H% g) a. v1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个
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' [. q: ?( [; ?( J. A+ `+ o3 ~. S    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。7 }+ D& J  x* e0 }; x

: p4 y+ P* H+ L8 M- }. {
0 h' m: N# S1 k, S  y1 P; N$ ?! d2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左, p3 d0 W" T+ L; {

, ~8 V; t) P: e8 w1 J    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对" k7 D7 u4 B/ s9 s* d, O0 q/ j

" l9 {6 f- i3 H8 F    社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
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7 m" I: z9 D4 M8 P3 k6 o( O3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一0 q3 J2 }" p* ]' L
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    个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精
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) Y7 G& g& l8 `  w1 _9 n. }! m    神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。, S4 e( H/ V3 q* B1 C6 b

/ W; T9 h, @* u3 D  t    在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!
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