一、“秘书”概说( y* o' u% L4 ~" l. P9 c
& j% i& W2 z0 `. x- @! u 什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会,你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。( n* n; h( B* L, M
( O4 R, Q+ K( [: h* f
然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。
0 K3 y0 z# K3 v/ H- b8 F
; v8 n) {! S- x1 L! f: V 秘书一词的来源
1 V Q p) o {' v4 W
' h0 X0 E. h/ @4 E$ m7 o, L1 |- S3 p# Z& V9 i& w5 t
1、一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。
+ ]3 ]) T0 F; c. \5 i
( G) f! v; f& {$ f# e/ t/ ?
& E% S. @" s$ t2、一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。
) p0 l, C ^, E7 `' Q
) S6 L: ^. b ?4 b+ @/ Q5 p4 U- ~5 F5 r( [
3、外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。
3 ^4 C @$ a* X R$ I: A4 c& x; U+ M1 ` r* E2 [$ o& Y
! L! ?% B1 u! l& T# F# B: g1 k4、宫廷里的藏书,尤指禁书。1 `3 q1 K- a, Y# x e
% u3 Q! F! [$ }! @) I y8 z7 ?+ l( u3 {9 g4 b+ A- ]
5、宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。+ ~7 `& C; d) l- T$ V) y
4 F& p8 Q" n! i& ]6 R' a" c 秘书的类别
% g! Q/ A3 o5 V' g+ o
1 d9 [( P) M. I( r- ]( R8 m8 P! L' D- z! \
1、从服务的对象上分:
" x, h- r* e( [" ^! R' _
2 t% ^+ r6 ]7 Q0 m, {
2 b+ d% I# I) ~2、从所属部门来分8 I$ F- N- w; U, U" ]6 r
- u0 {/ {* h4 W5 Q! x% U/ m5 D( b
0 B" E2 t/ g6 a* ~ D$ i: H3、从具体的工作性质分
1 w! g3 e1 j& W- l( I: f# l/ ^$ u4 f$ [
(1)文字秘书1 u; @ s/ x( y$ X8 A5 y* @5 }' H" G
0 n; k- L) a* w
(2)机要秘书! @; ^+ N& G) G
4 G. r8 A" M H; Q+ h* {
(3)通讯秘书
& P$ C" e. M' Q7 w# u a0 k% Q! i# S& D- A
(4)信访秘书
. b; ]; m" j6 A0 V G3 ~" m, d, N h; ]
(5)事务秘书 s, y6 B! @) E6 }& r
' {8 Q! A/ c" s# d# w- `$ a7 G& E
(6)生活秘书
9 H N, d9 l5 I+ w& S; L) r- }3 G6 j& C
关于秘书机构5 g# u& {/ k9 @! `) Z
) n: t; H9 m+ j& n# O8 x% t
(一)各级秘书机构9 k+ W6 d) ^* j: e7 L8 D
+ p$ L7 a) n. Y6 A# ]
# C* ^: e: h4 B I, I P8 N: \# h1、中央机关的秘书机构5 T) |/ P* `3 p, Q3 a8 h) k
% u! f6 W4 T% e M- \& M! A
! a+ f! O# C$ ^1 I6 S, I2 f: e ]2、省、市、县机关的秘书机构
' r- @) r2 k$ b9 A3 D0 r$ W% M1 h/ }) k: C
2 O. _3 Q; s* G' Q/ r* X3、基层单位的秘书机构% L+ w; R y, }3 C& g* R
5 S; E/ f, F. {" U, H: f1 H
(二)各类秘书机构
) Y( Y9 L4 x% U3 g" o. ]: H* a" l* \+ @
$ D1 ]4 M- N% u, X5 M8 l1 t+ b
( a, _" |1 G% J& N! X3 z
1、人民解放军系统的秘书机构* X' t& { e5 ^- H9 R$ ]! o
, b$ e0 q) {1 w$ e: c2 L
( l# Z6 w: ^2 W$ R
2、企事业单位秘书机构
5 y4 V8 |' X( L0 S3 I1 X/ z( s3 \8 B/ n' W5 O6 z, _
/ d1 D( s5 Q* D9 Z
3、民主党派" E" l( y7 ~1 h5 t# y- B
7 t! `) P. `# v) r# s/ d/ d5 V, `! @+ L% y! `: { A- Z9 l
4、人民团体
8 H6 F/ p$ b2 a6 Q ^6 H# H! b* I, J. D6 w! \
此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。/ r: I, C$ l9 P/ B1 R" @
& O+ S2 \6 @8 b5 M4 `$ p+ J# G
二、秘书处的工作性质
& X, f8 }& F1 `
5 @4 P; p: {0 Y, W& V 我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点:
2 b" N0 U0 R8 n# z4 V! k& w6 I8 z4 \9 o+ t7 n. _
5 O9 h0 t) [7 F# D5 ^2 l1、法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。
x8 ~& Z; n% s6 N* @$ ]$ ^8 Q& a" F e0 n; c5 K$ p+ W
1 c; r9 F/ f1 D8 [2、涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。
9 t+ h) D4 c- y4 k) R) a: H$ [- @6 a" V2 C9 Q3 ]$ m& O
) V" N! ^) i! Q9 {' u$ L
3、管理性:秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序,管理各种文档,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。: [' b8 i/ c' d: ^- Q5 E/ a
, G9 m$ E" R" u# B |
, }/ f; {0 ]+ I8 r4 d4、服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。- S" M) P# N9 e1 w+ `
Z) C N5 c2 I 只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。: p8 \$ p% J; W: p
- W4 z6 r1 `" s& w 谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”
& c+ E+ s. u4 U( w# u: q' v, g2 f. k0 `$ j$ J' b
三、秘书人员应具备的素质; t2 O5 g: C7 @# h6 U% y
# m( I, Y. Z6 w. U (一)、基本素质/ P: \$ V6 K; j2 ^4 `
4 s9 ^2 F& i3 ~* e3 B5 ]
" ?. o. c5 y3 C- T( \
1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个5 o5 s _* f2 f" m: u+ W8 g
* [- C; R9 ^2 m O 健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。. y* j* J+ V3 ?9 r D
8 }0 b7 C5 [2 X8 c
: \, t4 N9 [9 ?9 n6 W' Y+ O
2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左
' F7 _, ?* |# Q4 y7 e# m9 U; W+ o! R9 P$ C
右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对5 S$ o- @+ a$ v3 Q9 Y' _& y) P" V
7 W/ r$ r5 r( ^
社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。1 X! C% T, `' w2 W
. Y" E w8 u1 g( e% U5 \5 P- [9 y$ g
3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一
! F* u4 o. ^ H! P% R6 u% O( Y5 s8 O. A9 ]& x
个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精
! C* I" U6 }1 ]$ n
0 K& u5 m3 c, o) g1 N# M( j 神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
9 m5 W* k, m3 P! j6 S [" A
6 M6 a* Q4 C1 _4 ? 在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!
; V6 U$ A+ s( _ 1 B! ~' j: }( D7 O5 M$ z
|