第三专题
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加强办公室建设与管理
% t2 x i0 x, w" n( n7 c' H( s f4 b, K$ W! B" X! V6 n3 l9 t& Y
一、办公室人员岗位认知与基本职责" B& m! t& @6 W6 b$ u
1 }2 i9 G3 C" l二、加强办公室建设
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! j$ Z" p2 h" Z+ b! S/ `三、办公室办会工作基本规范- F* s: p a- V) P; V& Y1 q6 s
. g/ e+ d; x7 Q& z N; H四、加强办公室的日常管理' w& L0 l1 |- l% V( q
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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* }' z/ U/ J/ J) d' A5 y+ A& H（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。) y/ f& ?2 N' B2 i% n5 j6 r$ u K
* y" I! @& R$ j6 P/ ]0 ]联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
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9 x& z( ]" B2 F6 J# m/ i5 ^% @8 X行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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" @7 T7 j3 g+ A+ n% ^一、办公室人员岗位认知与基本职责" W1 M- w" F1 t
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：4 M4 |+ O# ~$ b2 e, A( `0 N6 y
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按性质分：* d8 \9 [( N! @* D/ ~0 R% M( d
3 Y$ H4 k: n# q2 ^程序性工作；智囊性工作；临时性工作。" Y0 Z8 a% H6 E& ^( y' b
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按内容分：2 D- h5 [" u# V$ E3 ^/ G
; V, ? f, O: i, G$ ~' b2 f办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：, n6 B6 }" L) z6 [& f6 J
( v4 ?9 `* l- c* l0 u i- B综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。- y# u" G( \, a) V* O- {
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三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊2 d+ o- |' m! T- T& _
* i9 h! N+ H' M/ e（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；, u7 u: E& _, w" A, T, L8 n
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二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。$ @. X: \) o5 C& a! d3 ~
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（四）办公室工作对人员的要求9 B2 E- @! N- |- P
; U6 j/ f" Y: C8 \1、思想素养: X1 A( Q" s4 Z; s
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。 O' o9 s6 f+ U7 s w9 |8 ]( t' G
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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! Z: ~7 l9 x- X责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。1 y+ V8 K# m; e2 J7 y7 @
) c, N" k( M' o* l" @; f踏实肯干。舍得为工作投入。8 _; S; \* O" l- |
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（四）办公室工作对人员的要求 n. n. [2 v v
# ^6 |; |5 P( V0 c6 X8 W/ x2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。7 Q2 T5 K7 t& l4 l/ Y' X
) m: I+ I, k: |) [8 K j3 S调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。+ t! G3 J- Q1 A. u6 b0 y( t9 ~* F5 {
+ ]1 U9 ^3 h4 G! O. W- W1 E; y表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。# h+ X* n3 f# m8 ~* J l4 ]$ g( m
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（四）办公室工作对人员的要求- s: s4 G6 {. ^4 t3 D6 N
2 H5 A7 x+ W/ Q! F3、心理素养2 b% w* s# p5 a) D2 a) ~0 ]
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。( f; y7 m' u+ H& F2 D/ X
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。4 u: G4 {7 _7 Y
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调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。+ @4 K3 d' l6 r. A& r
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（四）办公室工作对人员的要求4 e3 c" S/ e, r) g, _/ m4 G% w' `8 Y
1 W* R5 @6 n' H4 P8 o# ?6 [- O2 _4、角色意识
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/ o2 f+ w- Z9 s; d- f T L3 p做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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_9 o6 R# V& x* p全局意识
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' Y: N8 X" N" Y! l; k" v责任意识
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7 }/ y3 n# Q( k; i: ?创新意识
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, Z) Y; q2 i; h奉献意识
3 o( F) s5 x e, u0 n% d, e9 J' K; K- }
信息意识
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6 Y& p5 Y3 a4 L3 Y7 r6 e5 p程序意识& V7 V- X- A3 x4 t2 G7 r
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学习意识
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5 f4 ~4 q5 K3 s8 j, z. ^1 k8 E: i（五）领导对办公室人员的期待. D( _: U" k; [+ ?
. _) ^" F. [& W领导测评办公室人员的20道题目- w# j7 K5 F9 `6 ]0 f' G* j
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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" L8 f& `4 s+ i( _7 l5 g1 u他是否了解你的目标和意向?7 I' B4 t4 Y- J; t1 ?
) y- \% P* e& M+ S3 R" J) P6 G他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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' t) ?6 ^. _+ E7 y9 r4 I8 f2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?3 g) X# T1 i s
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?7 ~ ?' y" r- e; O: d3 P; o# g6 t. j
6 S7 P8 Y7 x" G6 Y, |5 S' m! j( g他是否很会安排时间?
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5 S% ^2 o c0 c+ P H' j; M! `: a4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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! E( |) x5 k" v5 I- p7 x7 _! E领导测评办公室人员的20道题目0 z' E! v& N% c) v0 ?
" Q, h+ W1 Q( b7 v
5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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6 |& \! F3 { D- ?能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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/ n7 T3 _; G. w7 a) K3 X) I6 c2 d6 D6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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1 f- B) W; V% I& |能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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9 V7 a; w% l# S8 G- |+ k: X) _) q. `7 n能否制订新的工作制度或工作程序?1 z5 G3 j9 H7 a% j8 E
/ R6 k+ \, B4 o& O8 ^他的工作有条理吗?7 H! a# k# Y+ W- s. x; a8 A7 v% @
" A9 U' {) [/ n2 _0 k7 u7．他是一个机智的人吗?( T. q4 y. z$ V# d5 M
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?6 o" i* z) F4 h: k* s
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8．他能否提高文件运转效率?
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5 Z6 Y0 j: u, f: x/ L能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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3 b/ t' ^/ a/ j3 O. L; h: q3 n能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?, V, V% h) q/ h+ O' y, Q+ |# v: m( x* K, b
5 o/ g& Q3 V6 I) V8 |' E6 {1 i3 d10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作? p$ I7 ^( r* F9 I6 F9 K
/ D% z' A" F6 ~& Y' q11．他对你的忠诚值得信赖吗?8 x- [) C# T' b; a) s/ n+ p# _
% k- |, {! ?8 Y# t1 R! |1 G你能把一些机密信息资料委托给他吗? j" u3 b0 E; F0 _
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?: \% x& }# I z* M
7 D3 ]3 o: J* c1 C" u是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?9 [, m9 ^1 i+ P1 u/ A" E8 q
! s7 |8 s t7 i6 x; K领导测评办公室人员的20道题目- @& C% d B$ ?4 K; C+ b" K2 U
& |$ d/ W4 U8 w: U6 P! D6 g13．他是否成为本单位有价值的信息来源?" s3 E, {* ~; g/ r
; ~5 Y6 J$ l! v4 I而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?) y' O0 ], }- |4 z
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14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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6 @! \9 }* E! H5 \' P9 D15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?5 b/ T1 [/ e @! ~) { l' p
5 X0 o- I) s+ H' h0 f3 J
能否准确地传达你的指示?+ T2 y; E1 t+ t ^
& J8 d `6 [+ g4 ~+ T能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?8 t! ~4 ^3 K; c
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16．他是否按时完成每天的工作?7 s" f9 G& n7 f* X x
6 r5 l6 M" [3 s4 e+ c- x; L% T
是否根据需要自愿在休息时间加班?6 g5 Z$ J) h2 Q! H! G
0 q7 Z. D9 p$ p+ p/ Y3 G3 {
领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?0 Q& r3 Z# ]+ j/ B
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?. b8 o: c" X' j" C& p- \# I
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……1 H6 V; B# S' ^' i5 f2 M" L
4 |( Y# c8 V/ A2 y4 |0 J; u% T二、加强办公室建设! T* K* t8 {: @* F) z
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（一）办公室建设方向 P" X8 N. Y/ p" `; H8 @4 t
3 v* j w; U2 \$ q. G; e1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神
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& F5 `5 {9 E3 D: g: B4 K（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规% k& N6 n' f/ d* I! O) T$ y
3 v6 t3 t; e1 D, k ^8 T; i
良好的礼仪形象9 N, k# k' n9 J# ], u; B* p* b
% f5 c' i$ o+ G) M
良好的电话形象/ E% F$ |: }# K- s- _3 x
' c- L; ]/ a! w0 i8 W+ S- G良好的文字形象6 C& f4 A+ a, d6 j" ~4 F& J
: I9 g3 y7 q/ j, Y& l; ? q+ M
良好的语言形象
* |& M+ M) ~* i- _; }# o& k, j: u8 o( o6 G" K
二、加强办公室建设3 m) [- A# x. E5 L. B: _! D6 z
0 v/ @ k; K6 G0 P" v' ?, c（三）人人争作办公室受欢迎的人员
% K4 C" u8 Y- E" W- s
- f7 i! O5 D* P) N* t: M! ^: @7 R1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；- G5 U. ~2 l7 W4 Q/ C1 u
2 q3 y- m% R' b+ Z6 y% V
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；$ Z$ [) w8 Y; C) y+ i& H4 j5 Y0 i
; @( @7 X2 W; |- `/ _# }" G* M3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
: z, s3 b0 ^) N: M' ]3 r5 O
3 d& }& T! a3 w3 S4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；$ d8 A0 a: @# W6 \) W3 m
4 I1 n# U* V2 f& k; q
5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；; t' U8 J; f& i5 ~
8 t$ f- G/ ^; m0 @7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；" u1 Q: I) L% N
1 s( O+ l, w% f2 ^* N- g
8、不居功自傲，有容人雅量。
; K" D$ Y: `: F# @' h, f
" Y. H" f2 L% a$ M9 ]三、办公室办会工作基本规范
7 A, o( t: ]1 U1 B1 O
~. _0 y! a1 c3 x5 ^- N( y% r（一）会议服务的基本内容会前准备工作
; f! V4 B: A; K2 {7 y, d( N7 Y
1、设立会议承办部门和服务机构) t* Z. a+ u3 a6 Y% N4 N7 C7 w( S
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2、协助领导确定会议目标和议题
8 ?. z% T( A. D0 ` N) V, x) ~- j" R, z8 ?
（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题
6 x; u. D# N# ~6 b8 b& a) f$ l6 _5 ]) X8 p, y) p8 k) E
3、拟订会议财务预算和会议方案# ]- Q. g) Y) ~7 O, I
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（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案6 ~6 P# \/ P! o
" k3 D) P/ x* y) E
（一）会议服务的基本内容# z, w: D' I, q( L$ e n9 p
* G( ]3 h- u B6 C
会前准备工作% g" L K Y* o2 l2 d
) S+ Y6 C7 E+ h- @" l E4、确定会议的议程、日程和程序
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0 g5 b8 z' ^0 D+ m' A1 x& v- x5、分工撰写会议文件' B$ l7 k- f/ x( ^/ E! r" B
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案+ t- P0 Z$ E( J+ i
' ]+ c+ O# e3 i4 k7 d+ E
7、会场的布置工作
: E8 W, E. u) S2 b6 V4 Z
2 Z3 B: D# u5 T7 i7 j$ I1 Q6 B衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。6 z( K7 Z+ Q8 t. u# l1 l8 F$ E
) Q# }5 p" k2 o' ~0 B' L
主讲：姬瑞环9 Q' ^, I/ h8 Q: T. Y' s
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