职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 1 X- r/ ~# Y1 S4 w1 f5 R3 ]' g) w& N
0 E4 {. e/ h+ i9 l# Y/ W
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 8 Q, H. B& u% G e) [5 k, s$ f+ _
6 q0 y' ~! o' m% i8 y& ~6 {; r. Z 一、秘书的职能
5 m2 H+ W! Q) x) K! I" r6 u 1.辅助决策 # O X; R& d" h5 _5 f: x
8 y7 v: w; q0 p. I/ T
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
3 H @# ]. N; x5 q6 S
9 i/ c. v& K( K2 p （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： 5 c6 N% U8 ?# m' p. {; ?
) b1 S8 C2 l- q 辅助内容的综合性
: Y% O7 }9 m* x
+ q. R4 |7 e. i+ T# n0 } 辅助时间的经常性
% ]% ?% j7 f5 N3 `; i
! u, ]6 K0 ?7 f) H- T9 k 辅助环节的全过程性
- f7 I0 g& a/ G3 ?) X$ c1 s
8 x+ I: ?: E& u" k( r' ~ （3）、辅助决策的原则
* ~3 `# d' X2 Z# S: w! p" L
8 c% I8 ?4 I* s" V, r: [ 超前原则
, o' _4 U+ n- K6 u- p0 A8 x: ?$ }
定位原则 ; e6 O3 G6 U0 A0 L9 g ~) f5 `
3 x/ {& ?/ c/ Q0 J& R+ c: K( r0 ]
信息原则 2 ^ e. P$ L& {
# l. [$ e6 r1 |8 S# L
谏诤原则 5 h- N8 h) W T X8 u) H5 y$ B& ]
! |# z, w5 y! T, } （4）、辅助决策的过程 8 p7 ?5 i- i/ v$ G! c5 i
6 D: U+ j0 L# v+ g: z7 c. A( W" b 协助领导确定目标
r7 y. a: R$ F8 ^0 X/ A& I% H, l* z: v% L3 |9 V
协助领导设计方案
& ?2 L3 g) Z1 Z, s3 E* o
" Q# M1 B: A" X: |6 F* Y; ` 协助领导评优选优 2 b. @9 }* z5 w2 \3 D* E: n6 P; w
3 e& h; S- v/ O2 X' U9 R" s/ d 协助领导实施反馈
1 [* S: i/ e: ~% O: X6 P4 K1 s; n% m2 e. Z
2、协调关系 3 |. z: T: k0 \& K
" }9 s2 p3 @9 y! P, d/ Y （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
0 x/ D' m5 O9 d. J7 `4 c# P9 Y* k" N* _2 r ~
（2）、协调关系的特征 * z% R1 _( r, F" T
6 E$ L& Y' X& b+ c% S) m
从属性 : m' X7 e" y& T% J: B4 q# f
4 [% T$ H1 X: F' C
广泛性
: n, X4 V; ~. F6 J; P" y
$ ]+ i; {1 y2 F, `& a5 b4 E. v8 S 间接性
$ A) q! u, l4 ~* I, M/ B' t. p. z; c. t5 y
（3）、协调关系的原则
; N( p+ A3 c6 Q2 K& `/ p4 ~2 z a q1 L
政策指导 5 P5 a0 m. {( ~0 [
) B; e4 h( A: ~5 ~/ f
客观公正
3 {. L3 y! g' M; g9 M8 c0 j8 g
6 L$ L/ R. T8 D6 G- I 平等协商
* u/ w! e. C1 {1 e* ^* J, P* A: B2 j
注重整体 ; g% I+ B/ p- R2 n* g. s# P1 c
; X0 F. C5 L" v+ L( f$ w 灵活适度 ( |1 \: k. N6 T
. w+ d: U! b6 q1 c0 h& z5 d8 d （4）、协调关系的过程 6 v' k1 \ a: n
# h* @9 f2 O. D+ c: d: F+ f/ V' `3 } 摸清情况 2 f5 y, v% l6 l9 C2 ~
2 d3 _: U7 Z8 g6 ?3 b9 E' Q
找出症结 ! F( T) V( y3 c, a
+ a9 R' {" _2 W8 S% s! L8 ^! a. V
恰当协调
% f" m0 g" [$ m) o: X/ c* V9 B4 r a' n i
督促落实
6 [1 T; n) i7 ~! L7 k [0 |5 x* E c
检查反馈
* i; Z) B/ e0 p) Y3 {
% J$ G, J: j- R 3、处理信息
: ^1 b! ]$ ~% n, z
% S# b( z& j% W* A （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 " Y- A; R) `; {! J% O
R T* Z& ]% J( _4 `# a3 S
（2）、处理信息的原则
0 q% g( s1 K8 F1 }& C, s! S& ]+ t; B. T1 p. ?( [
及时性原则
8 N5 e2 \9 i% u$ c: h# d3 k- B) M' l& K Y
保真性原则 : C: n; ?* w& J' W% h8 e# }
0 y3 c6 N- N. ^% N T
适用性原则 ' J* x' k& d% g' R
8 ]0 B" v. a7 S& }- D+ I 预测性原则 q# E5 w$ `% r8 B: C0 F; l' c
* Q5 W6 l4 }1 b: Z5 ^& s w （3）、处理信息的内容
' ~5 M# V8 ]1 |7 n; G, X1 W6 C
历史信息
6 e) V R! E3 }7 [- Q7 N- V8 ?' B! v! G8 ^; l
上级信息
2 |# I# ~ n. K" y
$ I9 K M1 w+ [; n" } 内部信息
; j% @: z8 z+ C/ p1 r" Q) t* L0 P1 l9 p% A: p9 R: B1 z$ i
公众信息 $ S- w" c) A `% |6 [0 ]
' {- y& Z9 }8 u 社会信息
( f; _, N0 I: Y5 g. h- v `8 S7 N! e" G3 R4 m4 M; j+ x
（4）、处理信息的过程 0 S0 }1 K: ~; R8 J Q8 @- c! e
7 U% X# D( I+ P1 y 信息的收集 ( J9 F. s, b7 j
3 r' |+ ]% ^7 |0 U 信息的加工 8 X g, n3 V/ q' K6 Q j
' ~ o v3 z5 I9 m; b) ^/ }3 j 信息的传递 * h0 n$ L9 U+ w% O8 w8 Q3 F
4 {3 m: V( }" N* a* @- i/ R% b2 r 信息的反馈
: }* n# u+ h2 k, A4 f5 S, p% e( i- O+ [) P O; G* X3 ~) E
信息的储存
1 u) l$ s4 Z. b' c6 {4 t
7 e: v9 w: N. {$ g4 \ 4、办理事务
( _0 C6 H% `: k9 |+ |+ r* A" R- b4 ?% ]" {1 s& h
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 , q/ n9 ] I* g% q) p
6 I' k" |: |3 i) F; G, d （2）、办理事务的特征
0 V# U1 x2 ]& e' ^
, m7 S* x# T$ b; Q7 L H, X 综合性
3 k4 T* s+ z8 l5 ?; F
7 D7 R' h, K$ I) v% @* M 服务性
8 W# u/ A/ d: p+ p! x
' Z1 {+ l2 S: K5 `' L% \ 繁琐性
0 s5 S/ J! A5 b8 o( s7 [! U0 R" v: Y! K& {, ^4 u3 w' w
突击性
2 \- E5 Q. N3 r$ G
& [7 x# }5 v; b, H- x# X （3）、办理事务的原则
; ]$ v1 T/ i5 i4 K0 `6 `9 u- v" h& E9 |: n7 {7 k" W
被动中求主动 4 J1 N) R& i0 e# A j
! z% p5 `- M. @6 U. l5 r 原则中求灵活
d+ M" a4 o& R _) W2 t0 Z2 }1 {6 K. Z. K" O6 [
繁杂中求规范
7 I' U) v4 Z7 G7 ]. V ^% G" j. O3 h$ V6 }
（4）、办理事务的程序 6 M5 b! L, y# d1 F; B( Y# @# V
$ D: Q9 U6 m) k/ S 自然程序 * g$ {) x1 Z ^" [9 @$ x" [
. \9 \5 {! n4 M. i 理论程序
$ U3 g4 P+ ^3 D! }" O0 a$ {! y! p$ g' U
指令程序
" T0 `. G. x5 E4 T& i& `/ [% ]/ Z5 i
) o; V7 o4 c3 Y- V1 g2 d+ q6 V 法定程序 {, @& t, f" x; R8 D( t
% f) D O5 k0 U( m. }1 v. L0 R c
技术程序 y) {' J8 T2 Z9 I& ~# e7 c2 I( \
7 V! M. n1 @; j: x
习惯程序 % B+ V: N. v3 N( ~# O" K+ `7 N
' H2 g- N0 ?3 H1 j 二、秘书的职责
6 c) k- O- S1 X( p! f5 h( o- C 大致也有以下11个方面：
7 y$ N6 U6 J7 M# ^" T7 `/ w' Q3 X" m- M
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） % D! S& z: n I" M" ^# D8 r
! @3 o$ R* G: e. `1 s 接待事务（来访接待、安排服务等） ; e9 u8 }9 k6 P
' ]. M3 |% r: `& j4 m+ l+ V
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 2 u& Y5 z6 X4 b8 m: l: t" v5 B' q- e) H
5 ~% r& }- v' E7 S- H5 m! m! P 行政事务
2 ?; f6 Y- n! V1 g( K4 `8 O0 b% j
2 U" ? ]3 E4 t+ d! Q7 n6 u1 ? 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
& B. k3 q& h# h/ m4 V% L- @6 E; k0 t
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） ) G/ Y" ^. p: s! ]
: R3 l: w0 ?& O9 T0 ~- ^ 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
: e! v$ u6 d/ ^ s: K% ]
1 r$ ^+ G0 {% C* v" _ 写作事务（各种文体的写作） 5 K: X8 D z2 ~2 @) Z2 H
: {0 S$ ]0 h+ p6 H7 E+ c" e 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
' s$ f; R$ g2 s; ?3 v/ s
9 p( p2 F6 @9 c* n6 m 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
: G! G4 R8 _1 `/ ^
" o0 }4 H; @5 s% k 其他领导临时交办的任务 |
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