行政公文,是公务文书的简称,是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体,具有其它文体所没有的权威性,有法定的制作权限和确定的读者,有特定的行文格式(注意:比模式更进一步)并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。- A, l1 j" n' ~; {3 K; ^
公文写作的要求很高,尤其是要求起草者具有工作实践的基础,懂得工作中许多微妙的关节,而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要,二要符合明晰、 确切、简练的标准,三要根据具体的语言环境,为避免上下文重复而选择不同的词语,注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语,少用形象和描绘性词语和口语,不用方言土语,十分规范。需要特别提出公文结构用语。一是开头用语,用来表示行文目的、依据、原因,伴随情况等。如:为(了)、关于、由于、对于、根据、按(遵、依)照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如:为要(荷、盼)、是荷、特此通知(报告、函告)等。三是过渡用语。如为(对、因、据)此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如:经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称:我、本;第二人称:你、贵;第三人称:该。等等。国家行政公文有12类13种,即命令(令);议案;决定;指示;公告、通告;通知;通报;报告;请示;批复;函;会议纪要。
& C6 v& B2 {5 C: I9 | 公文主文结构,是指除了公文格式(外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置)之外的公文核心部分。这一部分的写作,是公文写作的难点。: L i6 s% \' M$ R1 ]2 X4 ^
一、 标题0 l* w w) U+ `* w2 \' y7 G0 ]
1. 规范式:三部分,即:发文机关+事由+文种
8 ^) Z t" y, R ――用于重要、庄重的公务# j# E: a, t( {6 {! O0 v7 k
2. 灵活式
+ D- j& h. g/ J1 a$ } A 二部分:一是发文机关+文种4 V1 X7 }- x+ K1 {9 {" C3 ^7 R
(以上标题下可加时间): J; D9 U" M1 _
二是事由+文种
3 J k4 F+ j/ J$ @ 三是“转发+始发机关及原通知标题”
1 G7 {" u; @) W# |7 Y" k, C B 一部分:只有文种7 D+ L' O- w* b
――常是不大重要的公务,带周知性) _ s6 ]" N+ Y/ F! s J4 l$ e7 V
★带发文机关的标题下面如写发文时间,则须用括号,公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。
$ M3 b% @: B3 ? 二、 正文
4 O5 J% t# R3 d4 ^& S4 @) R 1.主送机关 (面向机关全体人员或者社会群体的,公务是周知的、重大的,常常不写;注意工作实际中组织关系)# k) z" |8 }$ A( n2 b' T( L
2. 正文2 z' V/ y6 A* X" O. t
A. 原由:一是依据: t+ K; H" k% P9 R: d0 M5 {0 ~
# 情况:叙述时间、单位、地点、人物和事件等; 常用“目前…”类时间状语 ;简介人物及事迹
; ]9 u) q! b" J9 p6 k& D #文件: 常用“根据…”;往往是一句话
1 A' J% ~' l2 Y! l # 意义:议论:常用“是…”
: H/ u- l {# [8 @& W C9 g, j # 作用 :常用“将使…”# L0 b2 b4 m. p/ l" x: |9 w) h
二是目的:常用“为…”原由部分可省略,或只省略依据、目的之一。
& e- ]- @ [9 U8 m8 T3 @ B 事项:(内容多而重要的分条列项即列出层义,或用小标题 或用句子表达)
4 H# l* n; Q0 ?2 a' j' q 1.并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系,独立性强,但共同为说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广,条理性强。
; C& H$ z6 L8 e 并列式内容之间的序码可用数字式,也可用分段式;段中并列的内容可用数字、分号(;),也可用句子并列式。要求重轻有序:重要的放在前边,依次类推。0 r' v( M7 ~- m! W( W. s
2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进,每一部分也不可缺少,前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密,能说明问题。在一篇公文中,两种方法可以互相交叉,即以一种方法为主,在某一部分即某一层次中用另一种方法。+ c" J0 [, u" H
注意:自此以下常运用序码。顺序是一、(一)、1、(1)共四层。不重要内容分项可用分段甚至加分号(;)的形式。
+ i% _( G( n7 R& n2 ?* u$ v C 结尾:(可以不要)常见有:/ a% ^6 I1 p4 W0 s
一是各文种专用语如:“请予批准”、“特此通知”等。$ k' V, }9 z; D1 t5 j( Z! h3 |% T
二是希望、号召类。, B# O( Q( ~1 N# I4 J, |( K
从12类13种行政公文中选择出3种社会生活中常用的模式化如下。 来源:考试大-秘书资格 # H: y }1 Q1 N4 w
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请示模式
1 y4 N2 |1 }2 R" W) q6 {' ^" T 请示是向直接上级请求指示、批准的公文。 必须事前行文,一事一文。上级应在一定的时限内批复。
* I7 u( ~$ e0 L( ? 【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。 如:《×××学校关于创办<校园文学>报的请示》。可以省去发文机关。# V# u# W0 m0 y2 }2 `
【主送机关】接受请求的直接上级机关,在标题下面一行顶格写起。只写一个,如需同时送其它机关, 应用抄报(在文末左下角写明)形式。
) T0 Q% P e" L5 s& R0 K 【正文】1.请求缘由。一写情况依据(往往用“目前”开头),二写目的说明(用“为...”开头)。/ b* F7 Z; J5 r1 _
2.请求事项。分层分项写清具体要求,并说透理由, 提出充足的事实和理论根据。同时,依据实际情况, 提出切实可行的处理意见,作为上级机关进行判断和指示的参考。
) Y/ g1 x7 k: s 3.结尾。只是一句祈使性的话:“当否,请批复”或“以上如无不当,请批准”。+ R% m" b( X u5 r+ P7 d
【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后(隔一行)注明附件名称和顺序。6 e( {& y0 k3 P$ |
【印章、发文时间】
0 e0 t* ]' Q" C( {, z) _/ ^. Y 报告模式2 s2 H& s% J, i8 Y
报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复,行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议,成为报告。
( c w& L7 T# c0 \' P 【标题】一般是:“事由+报告”。
! w. c' ~) S6 M. L( W 【主送机关】与请示相同。
+ M# w8 G. T+ b7 z 【正文】种类繁多,正文内容有差异。为学习方便, 把报告大致分为二种:
X F6 u9 R9 Q% A& H 一是综合性报告正文,或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。
# a, F+ B" P9 u" a9 { 1.情况简述:工作时间、地点、背景、 条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式(议论判断)、 说明式(用“为了…”)等。百字上下。
' _) h: z2 F8 N% P6 m2 M* n 2.成绩做法:这是主体。可以简要叙述一下工作过程。 成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、 小标题式、阶段式和贯通式。4 U, a3 q$ ?$ a& h1 U" U- W
3.经验教训:要有观点、看法和规律, 又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。
6 y F% F0 q ?8 }) m0 o 4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。) m% Z1 G* J I' A) Z) a/ T
二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题, 特点是专项、特殊,一事一报。
3 A- B5 Q! d$ `( s8 \ 1.概述情况。讲清工作开展情况,或问题发生的原委, 事项的起因和经过。& t3 D* q% Y% ]# Q) ~" Q6 b
2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验, 或分析存在的问题及原因,或说明工作做法,或写出群众反映。2 [! v i+ |2 _ F7 v
3.提出意见。写基本看法,解决问题的建议和办法。报告要用事实说话,以叙述为主,叙议结合。
* K, b) l3 a R' @) `! m0 } 【结尾】一般用“特此报告”,“以上报告如无不妥,请批转各地执行”等习惯用语,有的不写。如有附件,与请求相同写法。最后写发文机关或个人,盖章,写发文时间。0 c/ X" E% U& K r8 s# _
通知模式
0 }0 H3 z1 ~+ u6 w' F4 C 通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种:发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。
3 W; [+ y5 A. j: R" y+ u8 U 【标题】灵活,甚至只有“通知”这一部分(内容不大重要又是周知的)。但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定,省略文种,即:“批转(或转发)+(始发机关)原文标题”。" P& g4 x! q1 x& M: Y
【主送机关】直接上级。
" {, u; g4 N2 g' w3 y" ] 【正文】: |- W$ s( j* e
发布性通知和批转性通知的正文:“主体(发布或转发的文件)+批语”。 如:“现将《***办法》发给你们,请认真贯彻执行。”
( a" y# ^+ K3 {! ^' N. D 事项性通知:原由+事项+结语(特此通知)7 e* z/ `; g! [) X
会议通知:名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等
" U, A# C& @! T5 V& Y! J 任免通知:格式固定
0 ^! n4 w; `; Z4 K: q 【附件】可有可无8 `, D R" }' E6 M/ `. X/ M
【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。 |