1、进行页面设置) G" g7 [! w1 q- @9 m7 X
选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:3.7厘米 下:3.5厘米 左:2.8厘米 右:2.6厘米。选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,,在该选项前打“√”。将“页脚”设置为2.8厘米。选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮,选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。(如果出现正文每行长度达不到156厘米的情况,请在“文档网格”中选中“文字对齐字符网格”,将每行字符设成27个字后,点击“确定”,再重新进入到页面设置中的“文档网格”,再选中“指定行和字符网格”,再设置成每行28个字)。最后将正文中行距统一设置为“28.95”磅。0 ], T& y% ^; e4 f
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2、插入页号
2 W- @0 g4 @4 S9 L/ P7 o选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为“-1-”的显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码,将页码字号设置成“四号”;字体用宋体;奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字。
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9 ^$ W1 `8 i* b9 @3 b: A3、发文机关标识制作
. J6 d8 W$ `) k" g% q选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项,鼠标将会变成“┼”,在Word 2003版面上单击鼠标左键,出现一个文本框,在该文本框内输入发文机关标识,输入完成后,选中该文本框,单击鼠标右键——“设置文本框格式”,在这里来设置红头的属性。1 s1 A& M4 ]3 ^1 ~. {. C* ~
选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置成“无填充颜色”、“无线条颜色”。选择“大小”附签,“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm”。注:用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,“相对于”设置成“页面”;垂直对齐: “绝对位置”设置成“页边距”, “下侧”设置成“3.5cm”——(注:用户可根据实际情况调节尺寸)。然后单击“确定”。
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选择“文本框”附签,左、右、上、下都设置成“0cm”,单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成,单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字,将颜色设置成“红色”,字体设置成“小标宋简体”,字号根据文本框的大小设置成相应字号(市政府设成41,部门标志的字号要小于41,在段落中行距可设成50磅),但要尽量充满该文本框,这样,宽为155mm、高为20mm、距上35mm的红头制作完成。
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4、红线制作) Q1 @0 }, l8 f% e; M0 x: m. n
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中,单击“绘图”工具条的直线工具,鼠标会变成“十”字形,左手按住键盘上的Shift键,右手拖动鼠标从左到右划一条水平线,然后选中直线单击鼠标右键,选择“设置自选图形格式”,红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置为“红色”;“虚实”设置为“实线”;“粗线”设置为“1.4磅”。选择“大小”附签,“宽度”设置为“15.6cm”。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”,垂直对齐:“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“8.54cm”,注:用户可根据实际情况进行调节。单击确定。
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; r: r( |3 K" x5、文号制作
" ~1 H# H8 q1 n W; S平行文、下行文文号:文号——三号仿宋字体、居中显示。, n5 n) K; k% t4 L! [0 K+ H8 l Y0 I
上行文文号:文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。5 V7 {) Q& D$ U
注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择“插入”——“符号”——“符号”附签,找到六角符号后,将光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可。- e; p) e$ D4 n+ q& `6 w
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6、版记制作
) V7 Z3 X) s& j7 y) Y选择“表格”——“插入”——“表格”,选中表格,单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”;然后单击“边框和底纹”按钮,在“宽度”中选择1磅,在“预览”窗口中将最上和最下的线选中,再在“宽度”中选择1磅上紧挨的选项,在“预览”窗口中中间线选中(如果只有一行,则无中间线),其它竖线取消,在表格中填写具体内容:抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用四号仿宋 。
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# c1 e; }2 i( ~+ h- ?+ ]7、保存成模板文件6 Y, K% ^: B2 l4 Z# T
单击“文件”——“保存”,“保存类型”:选择“文档模板(*.dot)”;“文件名”:给模板命名;“保存位置”:模板所在路径(一般不做,默认即可)。至此,模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板,直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改,可以调出相应模板,方法是:选择“文件”——“打开”,找到相应的模板路径,若模板保存时按系统默认设置的,然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。
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% @7 T' t3 c2 R# F1 _* e二、公文正文排版
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1.依据模板建立新公文:选择“文件”——“新建”——“常用”附签,选中所需模板,单击确定,调出模板。8 n5 d8 R! [7 p4 m- h" [
9 P9 Q9 k; D1 S2.制作公文正文内容:正文内容根据用户的实际需求,可以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但必须遵循以下国家标准:
* F4 m+ M/ j2 H3 W! H: z标题——二号小标宋字体,居中显示; 主送机关——三号仿宋字体,顶格,冒号使用全角方式;
; `4 I& S f+ X( v6 ~正 文——三号仿宋字体;' B* l. s1 c4 h$ X0 L$ A
成文日期——三号仿宋字体,右空四个字的距离。# d9 [" j. E0 W# J- A9 L5 ]
文号、签发人——按照模板定义的字体填写完整。最后,将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。 |