一段：发通知
; ~ w2 b" A1 V, ~2 W用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议; w0 e- b) h M( }
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二段：抓落实
% O1 W, D1 |7 U2 g' S发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查- x3 i! U, S) P! R& l, s% W
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间% D* W5 {$ N1 \0 H P4 y
v' @: T# d6 x" e, M- O/ H6 y, A四段：勤准备) z/ v# q+ Z/ _6 }" U
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议% i! T, D7 m/ r/ S
1 D2 n. r4 W: P3 a五段：细准备6 L7 `3 X/ H* G6 Q5 {
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）3 \: P' S6 I# ~
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六段：做记录, o. S! e% W0 M) u( p: G
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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7 y5 [* v5 K9 j. p" A% \七段：发记录7 V2 p; Z0 J& U1 \/ o
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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3 _! j9 Q& {$ P$ g八段：定责任
5 x6 b s! K. ~, o9 B% s/ P K& r U将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理1 Z+ U0 v9 x6 T4 ^+ k5 g2 [
, c9 \9 {* e$ e9 }1 G8 o九段：做流程
0 z c4 p8 O3 e: k4 t) ^把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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