公文写作经典语录
" J+ @3 f/ n( Z. u- h. M/ L7 }
* {8 u2 H1 b& Q- I1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系,如:通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等;专用公文是企业内部使用,一般不与外界有联系,如:会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。
* \4 v. p& t; B2 I2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报,譬如:以公司的名义上报报表省公司,一些事情需要请示省公司,公司下发一些管理办法,对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部,以部门的名义发文,一般不对外,包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿,部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。
; p+ y- Y* F2 ~* L* f: [& B' X3、 文件与电子函件的区别:电子函件用于工作历时较短,日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调,以分公司下发的管理办法一定要用一级文件,以部门下发的管理办法可以用部门文件,千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c
. i# L. q+ w5 B+ E. I6 u4、 上行文与下行文与上级与下级的关系,这里所说的上下级关系,一种是组织系统关系,一种是业务系统关系。对上级用上行文,对下级用下行文,上行文如请示、报告等,下行文如通知、通报、决定、意见等,向同级部门或不相隶属关系的单位,则用函。
[3 F% \0 ~5 k0 B# e! y* {5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源,应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y3 p; a e$ }; T& G' Y) E
6、 用于向上级汇报工作、反映情况等,可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l
( p5 {; V1 s4 j6 v$ o7、 用于向上级反映工作意见,请求给予支持,可用意见。9 ~5 h7 f( b \6 a+ Y2 \$ x
8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项,不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。
1 _6 K1 Z: V+ ^. J9、 公文的标题制作三要素:(发文单位)+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J z5 r2 @/ @5 x* z4 G8 M
例:(网络运营部)关于召开第三季网络运营分析会的通知
, i# k# K: J) f注意:文字务必准确、简要,一般不用标点符号(法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号)% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c" ?; ]9 f$ b$ A. C9 L/ f# G
10、转发文标题制作四要素:转发(批转)+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S2 F2 T g. k" b; K9 F
例:转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》
. I" h, Z0 F8 t! [5 g注意:转发公文应避免使用重复用语和相同的文种,遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关,取最先发文单位。 二是另拟标题,转发情况在正文中说明。
' l- o% ?0 a. _6 {9 R, y$ A$ n8 y例:“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法(试行)〉的通知》的通知” `" H6 `% f; Q `9 Y- `
压缩改为:转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法(试行)》的通知》
# I$ n- u! f2 q1 e- X* `# `% e11、主送单位:受理单位、主办单位。抄送单位:主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理,二级文用抄报。2 K$ E: i( s* E9 ^) M1 v
注意:无论主送单位还是抄送单位,应使用全称或规范简称,两个以上主送或抄送单位,应按行政区域、行政机关的排序,先大后小,先外后内。
- h! q4 L. J1 W12、公文内数字除了固定的词语或成语外,要用阿拉伯数字,但落款要用全称中文。, y2 D' ]" x2 C* ?
13、句中较短的平级的词和短语用顿号,并列复句内部分句间用分号,在分号与句号之间,分号与分号之间至少有一个逗号,在提示语的前后,表示提示下文或总结上文的用冒号。3 H$ X/ E3 |2 X4 {) b8 [
14、请示的标题:关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P2 [4 S9 \% N! g! y
编写的守则:导言+主体+结尾9 ]1 E% f/ W3 @
导言:开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景,要求写得充分而又简单。例如成本支出请求,要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号,价格,购置或维修的原因,如果不购置或不维修会出现什么样的情况,有多严重。
, i- K1 d: M6 i* } 主体:内容突出,事项集中,条理清楚,要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示,要写哪个部门鉴定必需购买或维修,这笔费用的单价是多少,数量是多少,几时做预算,什么时候付现,是否有2套解决方案,如果有2套方案,你则重建议用哪一种,为什么?/ @; x, h: E" j
; _5 R L9 i: P! k 结尾:是一个固定的模式,妥否,请批示。当否,请批示。是否可行,请批示。以上请示,望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?
# d$ C0 p. \2 t. q S 注意:请示的主送单位一般只写一个,请示应事前请示,不越级请示,如提出2个以上方案,应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R' A0 J4 `: X8 z( E* x
15、批复的标题:关于+事由+批复
# G b Q( p9 C# ]/ Q1 H$ z 编写的守则:开头+正文+结尾
* k5 g+ p: N. H" g. D5 k: i 开头:你单位《关于XXX的请示》(XX[2009]XX号)已收悉,经XX部门审核,同意XXXX,现就相关事项批复如下。( C) ^9 l' m) ?! S. K$ X6 W
正文:做出明确的答复,同意什么,不同意什么。
$ o0 m% C1 {1 P+ z; b" P3 L 结尾:从上级单位的角度强调一些事项,可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~; B5 J2 C1 c" Y4 e7 _( { u9 I
注意:在做批复公文时,要认真核实缘由的真实性,研究可行性,权衡利弊得失,有根据地表达意见。批复针对性要强,态度明朗,答复明确,措辞严谨,语句庄重。请示内容较多的,可分条列项地答复,对不同意的事项,应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C' p3 w G3 L E" Y6 J
16、通知的标题:关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B
3 @( I& U) ~# l. f% P: s( |' D: Z 编写的守则:导言+正文+结尾# y7 I1 Q- Y0 }5 t! W: j
导言:发通知的原因,就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G( \1 w( a5 \3 o7 _- t5 ~
正文:通知事项
2 v5 e3 k& ^) I8 @. V结尾:以上通知,请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O4 [. T0 u5 i# U+ d# P% c# _
注意:通知适用于发布(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,职务任免、岗位聘任等,因此,主送单位要准确、清楚,严忌错漏。导言简洁清晰,高度概括。正文明确具体,针对性和可行性要强。0 u- L! V/ ]- d4 X2 W' f% `
会议通知的模版:会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等
+ ~3 \* c3 \" [$ F培训通知的模版:培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s
0 e- W& a, y4 p1 X17、报告的标题:关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ?2 J) v! d' e7 h9 j4 d9 S+ y
编写守则(三段式): 情况——做法——问题(意见)2 z/ V. I7 Z" y
情况——问题——建议, @: q) N4 ]6 M
(只选其中一种或两种写) 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i( h7 S1 e/ X' U# f
情况——原因——责任及处理意见
: v' Z% e5 H) X' d6 v 注意:报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此,在写的时候,要注重时效,情况真实,不弄虚作假,不文过饰非,有关事实和数据务必准备确无误。拟文时,要语言简洁,篇幅短小突出重点,层次分明,不要夹杂请示事项。如果重大事件报告,要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d
n. K) }1 e/ n0 {/ N, ] 报告与总结的区别:报告在表述方式上大量使用叙述,情况、事实点绝大部分文字,只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示,对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m( M Y% p: Q: q e% c" @4 j- _
报告与请示的区别:两者都是上行文,对上级行文,但报告不要求上级批复,请示则要求上级批复,报告是事中或事后行文,请示是事前行文,报告的结尾用“特此报告”,请示则一般用“妥否,请批示。”
6 k( X) _6 D$ O18、函的标题:关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H
8 z' n2 r$ Q0 u3 U编写守则:开头+正文+结尾
% M4 f% K/ O1 s( p4 J w开头:简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S3 _. O4 s2 w( K" l! y
正文:逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x2 Q9 ?6 M4 Z4 j9 h' x6 n9 I
结尾:“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。 f' ^! d( B8 W
注意:拟写函时要注意措辞,因为彼此的地位平等,语言要朴实谦恭,议论说理要适度。另外,撰写复函时,要就别人在函中提出的问题回复,不是函中提出的不问题,尽可能不要在复函中出现,不然就有画蛇添足的嫌疑。/ E/ c& N* w- f+ [
19、决定的标题:关于+事由+决定
: E6 R7 N* w$ s+ M4 Y编写的守则:导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [
. f {6 E/ Y1 N6 H0 U导言:写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f; L# h0 r3 w$ \ E9 k
主文:阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。9 s* C/ _: _6 D( y6 v; n" F
结尾:提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y1 l9 S) Y- D) E. t" C2 q$ e: m
20、通报的标题:关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T
" I+ v& x; y4 I编写的守则:导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k
5 q! V! c/ M1 |; _导言:介绍通报的事件或人物,将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^
& e3 h0 S/ I7 P+ @& o! c正文:分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L
% W( l! A8 l8 ^2 w$ b结尾:写明所做出的决定或指示性意见,及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g1 W+ l, n( X* x1 J8 z, U
注意:通报只适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性,因此,用词要严谨,注重写实,掌握分寸。
1 A4 m) n) I- u' I- C2 v; j- n21、会议纪要的标题:关于召开+会议名称+纪要
- M# B) z& y% ?0 W. {# E9 X- n编写的守则:会议概况+会议内容+结束语! K, N0 v7 ~% m, x( Q/ T3 t
会议概况:开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P
# k, S" o+ p7 U. m" X会议内容:会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A& M# l7 L0 @- B# C/ k3 y) ^
结束语:希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s9 _, E5 z( d6 T3 s% j, u6 U4 {- Q E
22、备忘录:和会议纪要非常相似,区别只在于会议纪要是决策性的事项,而备忘录是非决策性事项,只是相关部门共同约定的事项。! F# _. a" R) R8 H5 h9 Y* g, `
23、工作联系单:和函的撰写相似,是部门之间工作联系的一种公文,拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况,并在工作有调整时要及时告知。
% F2 p- S5 C# W/ s! R24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”,每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前,首先要确定中心,明确思路,然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,或是“三部曲”。对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”,多用于上级有布置,有要求的汇报,写这样的汇报,要少写或不写目的、意义和原因;“我们为什么要做”,则常常是自发地、创造性地开展工作,是主动地对上汇报或对下发动,这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |