|
: Q; e" e$ S; q/ [mso-font-kerning:0pt">2012 * S' V: D0 V7 V2 C. I. z6 o) T
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
/ I; n' C& G1 X2 }# M! p1 R5 Q( K' B/ O+ l0 S: l$ G6 A4 q
$ C0 P/ y1 J! x2 J3 }% Kfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容9 B1 t9 |; R k+ F9 t0 l
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 3 M2 Y% Z) G6 W/ h6 |0 I( `
- I$ A% B; a$ B$ L: @" t* w" x/ n( V; D" C2 O
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。1 ^' q, F9 @7 q/ a4 T {3 `% H
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> & J: ]9 |* _8 C9 ~3 g7 w
' v7 M# P' R, z m
) q$ e, i1 A5 |5 W- g5 nmso-font-kerning:0pt">1. 5 G$ B8 W U) Y, a- t: u0 ?/ D Y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 9 [# c6 @; q0 b; F9 V& R& W3 D
8 E; Y, d2 t( ]6 F0 b) C @
7 u* G) D6 [" g/ y6 |+ r2 _3 L2 f! bmso-font-kerning:0pt">2. % t$ m+ X* w1 d' U$ U9 B$ @宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 , d1 q p' S: G% V% l' [
# [4 i5 \2 R) e1 Z
4 W& N' c1 x1 B5 {; p. }mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。' P2 u0 I5 y6 w2 ?3 e# T( B
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
/ p! O; `- G' q2 k( \7 M5 g# N! Y2 A1 t6 e9 b) ?1 M) G
0 P# M# T: m- `+ H3 [mso-font-kerning:0pt">1. . d" ^" A# |8 N7 Q) ~) x2 T
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
6 E6 O* h" n/ H7 n9 q! M9 m" k7 c
6 K' Z9 w' u' [1 V6 Z0 g2 Ymso-font-kerning:0pt">2. $ M) [" Y+ L# _9 v; @
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
: E" e' c' M M2 t# Q& L% Y" B0 e! P: t. D
4 ]4 R2 b g2 ?- n
mso-font-kerning:0pt">3. + x5 k7 M4 ]- y8 J! C
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 % N O6 \: S7 l9 r Q
( m9 }/ P& K" V6 b, x4 K1 H
+ K; [7 \) B8 e( f, L! @; Gfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;& q# F8 i+ O4 ?' n" Y
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。6 _. J/ C; b6 b z0 p
mso-font-kerning:0pt"> + h' s" o4 Y! h, F1 D( @" s
3 b, b$ U# h1 @5 E3 ^
8 q& a: W O/ h# D% tmso-font-kerning:0pt">1. * s: [, g; q% s3 Y& z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
, g( v4 `& D# `8 o ~, |) ]& U
' n: N$ l/ X3 d# Q. b) }: ^3 |, h. B- D. amso-font-kerning:0pt">2. / [! |# i: e4 O# T1 M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 2 F% O9 V* I; A* p: O/ Z2 H
- b: K1 |& T2 }7 L8 h' U
P: z0 i) a# d. ~7 P7 Lmso-font-kerning:0pt">3. 7 h7 I' q. q! O0 d; p宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
/ a8 {) S+ n5 E6 p3 S! k; i0 d
, N* ^% I& Z1 U3 K( k: z+ x+ R0 D4 U+ s+ r; A% M, U7 k B; Q3 _. G
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。$ o) v! t" W2 Z2 `1 P: q- icolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
% O0 |, U Y6 N. x1 ]) U6 |- Z; o" a% v! n* i
/ w; v9 v7 G0 S" U2 Q
mso-font-kerning:0pt">1. / m: v$ ?2 G% J1 h5 Y( k1 h宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 3 v+ q9 E' k }. \, E
* ?: C4 t9 g, S' l k' ^7 P' l8 I
7 y* L. v$ M- U! Y1 G' c7 a
mso-font-kerning:0pt">2. S- E. ?2 k/ i7 X# z g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 " z3 V7 ~1 P6 _7 M
/ \7 o6 p1 m7 K$ m8 |$ B- o5 ]& c O8 ?) V# j$ cmso-font-kerning:0pt">3. 1 m7 B+ m; w8 g/ `0 b4 f
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 9 w/ g; L b" L+ Z; H9 v, I
4 u9 W! A1 Z9 L- D" H2 g' I& U5 L Y( K9 f7 zmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。/ B2 H) }# |! M* M4 t2 Q# O( dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
, ?! R6 m; N1 s8 l' E4 ]4 y8 S' p/ j- U* ~
- E! }( H+ U0 S. o3 b8 r( M
mso-font-kerning:0pt"> ! N. g; H* S: w' d8 l1 C/ S4 o. ^宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> - x9 T7 Q4 ?7 Y5 ~
1 x! g7 p0 Z9 g# @, U4 k5 C% t5 b. c: |& G9 m" {
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考3 b7 h& I, D, Rcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
3 Y( e" J! }+ e
. K2 a3 }$ ]( u* H) r- c9 u, T. z p7 e+ a+ Z( e# J0 b3 q+ j12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
2 V. P$ _/ B; J v; Q" D O" H1 E5 U0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
$ X4 `# _) @" O( d U* g% p3 h1 \/ z0 e: \% R# @4 ?2 D
" G. [ p; U, n6 T/ v( w+ ?
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:4 u& p) f- t! I0 r8 y
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 0 _( f0 m5 i& ?" N5 s
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:( O# ]: r- m7 c
AR-SA">） | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
