公务接待手册

  1
& }$ {8 I. ]4 g来文通知或领导安排
　　一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察，事先都要通过函件往来联系，或通过电话联系。属于上级领导来考察，不存在同意不同意问题，也不存在回函问题，直接考虑如何接待的问题；属于外单位来学习考察的，要给领导汇报，请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来，或者是让对方推迟几天来，要通过回函或电话联系告知对方，在此基础上考虑接待方案，做好接待准备。
% Q! F0 i+ P& z　　
2
1 u$ M& D) s7 Z8 V与对方联系人取得联系，确定时间、人员、行程等事宜
$ b; }) {) E, {　　确定时间，来访人员职务、姓名、联系电话，对方日程及行程安排，是否需要召开会议、就餐、住宿，是否需要预订机票火车票。
6 Q" }& @7 `: J% I1 x　　
' Y5 M- v" P$ A& k1 s3
制定接待初步方案
) L  [$ ]& ^4 i/ m" S　　向有关领导汇报，确定我方陪同人员。安排日程及行程，合理制定参观线路。落实责任人，分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容：
　　一是日程、行程安排及有关事项（含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等）；
　　二是会议议程及有关事项（含主持人、讨论议题等）；
　　三是用餐、住宿安排及有关事项（含餐桌号、房间号安排，陪餐人员安排等）；
! N& H2 N4 Y6 J& ~* [  k0 {　　四是对方人员名单；
　　五是我方陪同人员名单；
　　六是工作要求及分工等有关事项（含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等）。
　　若遇大型接待或接待日程较长，可考虑印制接待方案发放给对方，还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介，考察期间天气提示等等。
$ `; S; ?  d' h" O9 [& k" I8 m　　
0 Y; u/ B& o, K1 [4
与对方进行沟通，修改、确定接待方案
　　按照对方要求，修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前，一定要及时告知我方，便于应对。
　　
# d6 |& J4 R( ~0 O5
, K1 }9 a+ @8 E. i% z' V迎接、引导（或接机接站）
& s& v. {* p; G$ x: _　　向有关领导汇报，根据接待需要确定迎接、引导人和车辆（接机接站人和车辆），要随时与对方联系人取得联系，掌握行进度，有效控制对接时间。若接机接站，看是否需要准备鲜花等物品。
" \2 |" ~. E) {6 M　　
) ~  j. q0 `5 v( m0 {6
按路线参观
, f! N+ `6 l7 ^% @- [" O　　要安排专人对路线进行视察，确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁，注意人员控制，防止出现突发事件。若同时接待几批宾客，要注意合理安排参观顺序，避免扎堆、碰头现象。
　　
7
召开会议
& u6 Z, r/ C( w　　如需召开会议，一是要做好会议室布置，包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料，需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。
　　
; h1 t; H2 ~( \  _8
! @0 l9 R: F& a; r" t- i9 U用餐
8 J& F( o( w# ]9 E, n: c/ ~　　要提前与对方沟通好是否用餐，或根据参观、会议结束时间安排用餐。
　　一是要确定用餐地点，在内部食堂还是其他餐馆；
& G/ t) b) ]/ \& P1 j　　二是要确定是否用酒，若不确定，需带酒备用；
　　三是要确定用餐规格，严格执行餐费标准，尽量节约不浪费，菜品健康、突出地方特色；
　　四是要确定用餐时间，若时间不确定，提前安排人到餐厅，根据参观或会议进程灵活安排（若要喝酒，可以先上凉菜，宾客到后边喝酒边上热菜，避免等待）；
　　五是要根据用餐情况，及时增添饭菜，若喝酒要把握好上主食的时机，避免等待。
) S0 c. h: F! L1 t+ Z% Z2 f0 n　　
9
住宿
! D0 U4 S6 Q# ~9 X　　若需要住宿，需提前预订好老秘网，遇重要宾客，要先派人到老秘网开出房卡，放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。
　　
. d- h0 _+ E! P4 ^" r; f10
送机送站
8 Z2 M# q9 _3 N  r+ C　　若对方需要，提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品，要提前安排好。
3 K. `: C: H( w6 I& g9 }1 p! w　　
( K1 I# \! `+ v0 `# U11
7 [2 A( L1 \* H5 F与对方联系人联系，听取意见建议
7 f' T) z3 R: ]9 Q& H2 U+ U　　及时询问对方返程是否顺利、进行问候，真诚请对方提出意见建议。
4 f- {+ ~6 r) A9 R6 G' w$ u9 j　　
+ Z+ H' S& [: O. N12
召开总结会，分析、改进
/ `" D* C" x8 @( D0 H　　组织接待人员“回头看”，分析存在问题，对不足的地方提出改进意见。
　　

感谢楼主，有借鉴作用。