年轻秘书如何尽快进入角色

初上岗的年轻秘书，都迫切希望迅速进入角色，尽快缩短与领导要求的差距。要实现这个目标，关键在于清楚自己的岗位职责，正确定位角色，做自己该做的事，同时还要善于研究别人、剖析自己、勤于总结。

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A、为公司领导服务 

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为公司领导服务，是秘书的一大职责。“好秘书当半个家”，做经理的如果有一个得力的秘书是一大幸福。 

做经理的人最需要的是处理公司内最重要的事情和花大量的时间去思考的问题。然而如何保证经理把他所有的时间用在重要的事情而不是琐碎的事情和有足够的时间去思考，秘书工作的好坏是非常重要的。 

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秘书要善于了解什么事情是必须要经理来处理的，而什么事情需要转到其他人去处理；脑筋要灵活，善于团结而不可以趾高气扬，这样才能得到公司同事的工作配合；秘书要举止得体并善于公关，因为在外面秘书经常是经理的半个脸面；要心细并且有吃苦精神，因为秘书的工作做好了通常是应该的，而做坏了往往会造成大错。 

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对内，好的秘书是经理与员工之间的一座桥梁，做得不好秘书会是经理和员工之间的一堵墙。正确、及时、适时地反映公司内部存在的问题，员工的要求等等是做秘书的责任。如果秘书不是正常沟通，而是东家长西家短，搬弄是非，公司就非乱不可。这种情况并不少见。对外，秘书是经理的代表，外部事务处理得当，可以给经理增添机会和光彩，做得不好，丢脸吃苦果的是经理。因此经理和秘书之间保持良好的沟通非常重要。 

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特别提醒： 

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**秘书只能是帮手，是参谋，但绝不能成为决策者，哪怕是一部分。秘书权力太大是造成许多公司内部问题的根源。当然造成这种情况的主要原因通常是经理对秘书的过分信任和依赖或者有时候是由于经理的懒惰造成的。不要有丝毫狐假虎威，要明白自己的位置所在，权利所在，不要有越权的情况发生。 

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a、了解上司的性格特点 

作为一个秘书，最重要的是如何处理好与上司的关系，如何相处，如何沟通。如果因为性格、品味、地位等因素难以配合，不但影响你的工作情绪和效果，也会影响你的事业发展。 

首先你要把握和控制自己的情绪，以适应你的上司，因为你是在为他服务。 

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其次，你应该了解上司，设身处地为他着想。作为上司，工作压力、竞争压力相当大，烦心烦神，自然难免会有脾气或说错话、办错事的时候，你作为他的助手，理应为他排忧解难，分担压力。 

再次，你应该了解各种类型上司的性格，设法与上司融洽相处，这需要你分析你的上司究竟属于何种类型，针对各种类型的特性，自我调整心态，从而乐意与他相处。 

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当自己犯错时，你要遵守下列原则： 

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诚心接受批评并向上司道歉，切勿强辩。 

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不要将受责备的事向同事宣扬，自我辩护，更不要说上司的坏话。 

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不要自此以后颓丧，怨天尤人或次日即请假。 

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工作要应卖力以示改过之诚意。 

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上传下达、沟通协调 

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    辅助领导决策，当好高参，成为领导贴心人是秘书第一要素!现实工作需要秘书既成为领导的好帮手，又要为领导出谋划策；既要懂得维系人际关系，又要善于解决各种复杂的人际矛盾；既是办事的顶尖高手，能将各种棘手的事情处理得圆满，又能在不越权的情况下把握好办事的分寸；既能掌握精湛的办公技能，又具有扎实的文字功底，拥有生花妙笔……对秘书来说，把自己的工作当做一项事业来做，满怀工作热情，通过自己的工作让领导把事业做得更好，同时在工作中不断完善提高自己，就会有无穷的进步空间。浪琴表中国区副总裁麦姬丽，既非名校毕业，也没有学过流行的MBA，她的第一份工作就是秘书。
    在很多人眼里，秘书就是文书，只要接接电话，整理资料，做好这些不需要太多创造性的工作就能过关。但是，麦姬丽却不这么认为，她说：“作为一名秘书，我给自己的任务是，帮助领导把事业做得更好，帮助整个团体顺利工作。做秘书这一项，你可以在不同的行业里工作，这样可以让你学到许多东西。当你对不同的行业有了了解，自己也尝试过和各类行业的人打交道，你才有可能发现哪个工作才是你真正合适做的。找准自己最适合的事业，你就有动力去进步。”
    有了干事业的心态，麦姬丽的发展空间一下子变大了。她发现，与其他同事相比，自己有更多机会接近领导，也多了锻炼才干、展示才华的机会。做第一份秘书工作时，麦姬丽和领导合作得非常好，结果后来当领导有机会去“浪琴”发展时，也把她带到了这家大企业。
    如何做一个好秘书，这里面的学问可谓博人精深，除了拥有足够的“硬件没施”以外，还应具备良好的沟通能力、组织能力、协调整能力、判断能力、预见能力、决策能力以及随机应变能力……这些多年的学习和磨烁，需要用心去想、去琢摩、去体会。
    在一个商会组织中，商会领导层的各项决议能否正确贯彻落实，一个会能否在会长办公会议集体领导下正常运转，很大程度上取决于主持秘书处日常工作的秘书长。秘书长主持秘书处的日常工作；秘书处根据会长办公会议的精神，在秘书长领导下履行各项职责，完成各项任务。
    秘书长地位特殊，角色重要，既当配角，又当主角，不光参与，更当参谋，正确处理好与会长、会员关系，做到主动参谋，决不越权，要将商会领导的作用与商会组织整体作用有机结合起来。秘书长既要辅助会长贯彻落实商会领导班子决定的各项工作，又要主持、领导秘书处的运作，沟通协调会内会外方方面面的关系，努力使自己对上级精神先学一步，贯彻落实先想一步，实施方案先谋一步。
    异地商会的秘书长有一定的特殊性，他面对的工作群体是在异地发展的闽商，工作中难免会有各种各样的矛盾、困难，这就需要每位秘书长一定要热心商会工作，具有甘于奉献的精神，这既是秘书长素质的具体体现，更是家乡父老乡亲对秘书长的殷切希望，秘书长一定要不负重托，为闽商的发展做出自己应有的贡献。
    一些工作搞得好的异地商会，其中一条重要的经验是团结协作好，包括秘书长与上下左右各方面的团结。秘书长要带头处理好与会长和理事会的关系，既不超越会长和理事会的决定和授权范围，又善于在会长和理事会的领导下主动开展工作，认真承担起商会日常事务工作的组织领导责任。谭小芳老师总结了一下五点；一、不断学习，才能适应形势发展的需要。秘书工作者的学习能力主要有以下三方面要素构成：一是学的能力，主要是通过观察、发现问题并解决问题、对话以及行动等方式，攫取信息，从而建构或重构知识的过程。二是“习”的能力，主要是根据习得的知识，主动行动、反复练习，应用知识，从而提高行动能力的过程。三是其他构成要素：包括学习的动机、态度、方法；特定学习环境；环境中的信息与知识等。
    二，更好的创新能力，是秘书工作者根据一定的目的，运用已有的知识，通过思维活动，产生新认识，创造新事物的能力。当前，新世纪新阶段新任务给各级秘书工作者提出了新要求，秘书必须不断创新工作方法与工作思路，才能更好地发挥作用。秘书工作者的创新能力主要有以下四个方面要素构成：一是洞察能力。
    透过事物表面观察事物本质的能力。二是想像能力。指在过去经验和知识的基础上通过思维产生新的形象或新的设想的能力。三是创新胆识。要敢创敢闯，又善于总结经验。四是超前意识和务实态度。即具有把前瞻性与现实性、必要性与可能性有机结合起来的能力。
    三，较强的沟通能力，是通过一定的渠道，将信息发送给接受者，并寻求反馈以达到相互理解的能力。秘书工作本身就是桥梁和纽带，起到联系领导和基层工作的重要作用。秘书工作者要善于和领导沟通，领会领导的意图，又要善于和基层的干部群众沟通，准确传达党和政府的政策、措施以及领导的意见，及时将基层的信息传达到上级和领导那里，进行有效地沟通。
    秘书工作者的沟通能力主要有以下三个要素构成：一是信息表达能力。能过会话、文字等方式向信息接受者表达的能力。二是理解他人的能力。在沟通过程中，认同、理解他人的一种能力。三是交往能力。善于营造良好的氛围，掌握交往所需的规范的语文行为和仪表举止，形成与他人和谐、平等、互助关系的能力。
    四，超强的决断能力，是指按照最优化的要求，从若干准备实施的方案中选择行动对策，能过实施以达到一定目标的能力。从一定程度上讲，领导就是决策。秘书在其工作中，为领导决策提供服务，本身也涉及大量的决策问题。因此，秘书工作者必须不断提高自身的决策水平与决断能力。秘书工作者的决断能力主要有以下四个方面要素构成：一是价值分析能力。
    明确价值主体、辨析价值取向、界定体现价值取向的导向标准的能力。二是态势诊断能力。指对决策对象现实状况评估的一种能力。三是科学预测能力。是以现实为中介、以过往发展轨迹为基础、对未来发展的可能走势与发展程度进行判断的能力。四是制定对策能力。是应具备的目标选择、对策分析、战略选择方面的能力。
    五应对突发事件的能力，是预防和有效处理突发事件的能力。突发事件对各级政府和各级领导都是有害的冲击，秘书应该成为这种冲击的有效的缓冲，通过自己卓有成效的工作化解、缓解危机，给领导提供有效的参考意见。
    秘书工作者应对突发事件的能力主要有以下三个方面要素构成：一是有效掌握有关信息，及时捕捉带有倾向性、潜在性问题，制定可行预案，争取把问题解决在萌芽状态的能力。二是面对突发事件时，保持头脑清醒、对事件进行科学分析、敏锐把握事件潜在影响，密切掌握事态发展情况的能力。三是应对突发事件中的准确判断、果断行动能力和及时整合各种资源、有序应对突发事件的能力。

　　“工欲善其事， 必先利其器。” 作为新聘任的秘书， 要想在较短时间内适应岗位需要， 胜任本职工作， 尽早进入工作角色， 干出称心的工作实绩， 就必须洞悉“处处留心皆学问”， 时刻注重固本强能。

　　一要勤于不耻下问。秘书工作是门学问， 学问学问既要学又要问， 新任秘书只要抱着“入山问樵， 入水问渔， 入太庙每事问” 的精神， 乐此不彼地持续发力、奋发作为， 就一定能变不知为知， 变不懂为懂， 变外行为内行， 尽快适应岗位工作。一是勤问同事。“三人行， 必有我师。” 不管是与自己一起进机关的新秘书， 还是有机关工作经验的老秘书， 每个人都有各自的工作经历和生活感悟， 都有能够独当一面的优长值得学习借鉴。勤于向同事学习讨教， 潜心倾听同事传经点拨， 工作中就会少走许多弯路。新任秘书在工作中如果遇到不懂不会的东西，一定要勇于放下架子， 虚心向身边的同事请教， 千万不能因碍于面子， 怕被人瞧不起，不懂也不问， 不会也不学， 揣着糊涂装明白， 只顾低头干活， 不懂抬头“看路”， 其结果只能是事与愿违， 难以实现自己的目标。二是勤问领导。我们常讲： “只有不肯钻的学生， 没有不愿教的老师。” 只要学生愿意学、愿意钻， 老师一定会毫无保留、竭尽所能地予以帮助和指导。不管是分管领导交待的事情， 还是工作中的困惑， 新任秘书事先一定要大胆多请教领导， 把办事程序、办事标准、时限要求、目标任务、政策规定等弄清楚， 有时宁可壮着胆子多问几遍， 也不能不懂装懂把事情办砸了。对于那些比较难办、耗时较长的事情， 除了事前周密计划外， 还要主动汇报进展情况， 遇到具体问题一时拿不准的则要及时请示汇报， 请分管领导帮助把关定向， 长期坚持就一定会获益匪浅。三是勤问群众。群众是最好的老师， 群众的言语最朴实最管用。秘书人员无论是办事办文还是跟班服务， 都要深入基层与一线群众打交道， 在遇到棘手问题时， 要多深入一线“接地气”， 甘当“小学生”， 多向群众问计， 多让群众帮助指点迷津， 如果跟班服务始终坚持与群众打成一片， 并善于“借梯上楼”， 用群众喜闻乐见的方式协助领导开展工作， 就一定能使自己的工作更贴近基层、贴近实际， 从而尽快打开工作局面。

　　二要善于见微知著。古人云： “轻者重之端， 小者大之源。” 一是用心对待小事。“一屋不扫何以扫天下。” 一些平常的、很不起眼的小事往往最能体现一个人对待工作的态度。秘书工作无小事， 小事干好成大事。秘书工作中虽然也会遇到一些“大事”， 但一年到头从事的还是大量的、具体的事务性工作。有些事情虽然看起来简单， 但真正干好并不容易， 有时一个电话没询问细致、一个通知没落实到位、一个环节没具体抓实，就可能造成无法挽回的影响。“天下大事必作于细， 天下难事必作于易。” 新任秘书必须认认真真地对待每件小事， 以燕子垒窝般的坚持和“只顾攀登莫问高” 般的追求， 努力把每件小事干好干到极致， 久而久之， 工作自然就会取得进步。二是尽心做好第一件事。领导交待的第一件事情协调得到不到位、交办的第一项工作完成得好不好， 往往直接关系到领导和同事对你的第一印象。许多工作往往有了一个好的开局之后， 接下来才有可能踏上顺风顺水的“快车道”。对新任秘书而言， 跟班服务切忌粗疏错漏、好高骛远， 要时刻拥有“食不甘味， 夜不能寐”的钻劲和创新有为的拚劲， 摒住一口气、静下一颗心， 尽心拟好第一篇文稿， 下达好第一次通知， 协调好第一场会务， 落实好第一件事情， 完成好第一项任务。三是细心办好每件事。秘书的能力素质直接关系到领导和机关单位在群众中的形象。“凡事预则立，不预则废。” 从事秘书工作， 无论办文、办会还是办事， 每一项工作都是一个系统工程， 都包括若干具体环节。事难成而易败。有时一个错别字， 会让好端端的一篇文稿黯然失色； 一个环节没想到， 会让本来很圆满的一次会务留下遗憾。新任秘书无论干什么事情， 都要多想想怎么办、为什么、应达到什么标准。在起草文字材料时， 大到结构布局、格式要求， 小到字号字体、标点符号，都要认真对待， 即便是成文了， 在呈送分管领导批阅前也要仔细检查， 看一看页码顺序是不是正确， 装订是不是规范， 直到无可挑剔为止； 下发文电资料， 要仔细核实接收单位的接收人员， 认真登记， 并及时将落实情况反馈给分管哪些收获， 认真分析和排查， 仔细总结归纳和查漏补缺。对那些有助于个人成长进步的有意义的事务或工作， 还要及时写感悟心得， 以促进经验积累。三是注重及时“悟真谛”。“学而不思则惘， 思而不学则殆。” 只要常学常思常悟， 就能不断进步。对所掌握的知识如果不能深入思考， 只是学一知一、学一是一， 达不到举一反三、触类旁通的境界， 知识就难以快捷地转化成实际工作能力。新任秘书务必对所做的工作、所学的东西， 及时作深层次思考， 并融会贯通地加以运用， 这样才能真正悟懂弄清“在工作中学习、在学习中工作” 的精髓要义， 悟到学习与思考、实践与提高相得益彰的真谛。

不要将受责备的事向同事宣扬，自我辩护，更不要说上司的坏话。